Manual Mutu BAB II SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN

 

BAB II

SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN

 

 

A.      PERSYARATAN

BLUD Puskesmas Rawalo  menetapkan, mendokumentasikan, memelihara sistem menajemen mutu sesuai dengan standart akreditasi puskesmas. Sistem ini disusun untuk memastikan telah diterapkannya persyaratan pengendalian terhadap proses- proses penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat baik penyelenggaraan upaya puskesmas maupun pelayanan klinis, yang meliputi kejelasan proses pelayanan dan interaksi proses dalam penyelenggaraan pelayananan, kejelasan penanggungjawab, penyediaan sumber daya, penyelenggaraan itu sendiri mulai dari perencanaan yang berdasarkan kebutuhan masyakat/pelanggan, verifikasi terhadap rencana yang disusun, pelaksanaan pelayanan dan verifikasi terhadap proses pelayanan dan hasil- hasil yang dicapai, monitoring dan evaluasi serta upaya penyempurnaan yang berkesinambungan.

B.      PENGENDALIAN DOKUMEN

Secara umum dokumen-dokumen dalam sistem manajemen mutu yang disusun meliputi :

1.   Dokumen level 1 : Kebijakan,

2.   Dokumen level 2 : pedoman/manual,

3.   Dokumen level 3 : standar operasional prosedural,

4.   Dokumen level 4 : rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai akibat pelaksanaan kebijakan, pedoman, dan prosedur.

Prosedur pengendalian dokumen di BLUD Puskesmas Rawalo  harus ditetapkan oleh kepala puskesmas yang dijadikan acuan oleh seluruh unit di BLUD Puskesmas Rawalo.

Tujuan pengendalian dokumen adalah terkendalinya kerahasian dokumen, proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen.

1.      Identifikasi penyusunan/perubahan dokumen.

Identifikasi kebutuhan dokumen dilakukan pada tahap self assesment dalam pendampingan akreditasi. Hasil selfassesment digunakan sebagai acuan untuk mengidentifikasi dokumen sesuai Standar akreditasi yang sudah ada di BLUD Puskesmas Rawalo. Bila dokumen sudah ada maka dapat diidentifikasikan dokumen tersebut masih efektif atau tidak, bila hasil selfassesment atau identifikasi ternyata dokumen belum ada maka akan di lakukan pengadaan terhadap kebutuhan dokumen tersebut.

Jenis dokumen akreditasi di BLUD Puskesmas Rawalo  :

a.      Dokumen Induk.

Dokumen asli dan telah disahkan oleh kepala Puskesmas.

b.      Dokumen terkendali.

 

Dokumen yang distribusikan kepada sekretariat/tiap unit/pelaksana, terdaftar dalam daftar distribusi dokumen terkendali, dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan ( revisi ). Dokumen ini harus ada tanda/stempel “ TERKENDALI “

c.   Dokumen tidak terkendali.

Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar puskesmas digunakan untuk keperluan insindentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/stenpel “ TIDAK TERKENDALI”. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Penanggungjawab Manajemen Mutu dan tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali.

d.  Dokumen Kedaluwarsa.

Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena mengalami perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada tanda/stempel “KEDALUWARSA”. Dokumen induk diidentifikasikan dan dokumen sisanya dimusnahkan.

2.   Penyusunan Dokumen.

Kepala Tata Usaha ( KaTU ) BLUD Puskesmas Rawalo, Manajemen representatif/wakil manajer mutu penanggungjawab UKM dan UKP serta pelaksana kegiatan puskesmas bertanggungjawab terhadap pelaksanaan identifikasi/perubahan serta penyusunan dokumen. Penyusunan dokumen secara keseluruhan dikoordinir oleh tim mutu/tim akreditasi BLUD Puskesmas Rawalo  dengan mekanisme sebagai berikut :

a.  Dokumen yang sudah disusun oleh pelaksana kegiatan atau unit kerja disampaikan ke Kepala Tata Usaha.

b.  Fungsi tim mutu/tim akreditasi puskesmas di dalam penyusunan dokumen adalah :

1)       Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki dokumen yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan.

2)       Mengkoordinir proses pembuatan dokumen sehingga tidak terjadi duplikasi/tumpang tindih dokumen antar unit.

3)       Melakukan cek terhadap dokumen yang akan di tanda tangani oleh kepala BLUD Puskesmas Rawalo.

3.   Pengesahan dokumen

Dokumen yang sudah dibuat oleh unit pelaksana di ajukan ke Kepala Tata Usaha untuk di teliti apakah sudah betul atau belum kemudian di paraf oleh Kepala Tata Usaha dan kemudian disahkan oleh kepala puskesmas.

4.   Sosialisasi

 

Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh palaksana maka perlu dilakukan sosialisasi dokumen tersebut, khusus bagi SOP, bila rumit maka untuk melaksanakan SPO tersebut perlu dilakukan pelatihan.

5.   Pengelola dokumen.

Kepala puskesmas menunjuk salah satu anggota Tim mutu/tim akreditasi sebagai petugas pengelola dokumen.

a)                                                                            Penomoran dokumen.

Tata cara penomoran dokumen.

Penomoran dokumen diatur pada kebijakan kepala puskesmas, dengan ketentuan :

1)        Semua dokumen harus diberi nomor.

2)        Puskesmas   membuat   kebijakan tentang         pemberian nomor sesuai dengan tata naskah puskesmas.

3)        Pemberian nomor mengikuti tata naskah puskesmas atau ketentuan penomoran.

4)        Pemberian nomor dilakukan secara terpusat.

5)        Penomoran surat keputusan. Contoh : 188/. /415.17.11/2020

188 adalah kode surat keputusan.

............ adalah nomor urut surat keluar.

415.17.11adalah    kode    dinas                              kesehatan       dan                              BLUD  Puskesmas Tembelang.

2020 adalah lah tahun dibuat surat keputusan tersebut.

6)        Penomoran standar prosedur operasional ( SPO ). Contoh : SOP/UKM,UKP,ADMIN/NOMOR. /2020

Poned adalah standar prosedur operasional untuk poned.

........ adalah nomor urut surat keluar.

2020 tahun dibuat standar prosedur operasional.

b)                                                               Pemberlakukan dokumen.

Dokumen yang sudah di pengelolan dokumen di berlakukan atau melai berlaku sesuai jenis dokumen :

1)        Kebijakan atau level 1 : dokumen mulai berlaku sesuai tanggal penerbitan dokumen pada bagian paling bawah akhir dokumen kebijakan dan sudah ditanda tangani oleh kepala puskesmas.

2)        Standar prosedur operasional ( SPO ) atau level 3 : dokumen mulai berlaku sesuai tanggal berlaku dokumen pada bagian pertama dokumen pada kotak yang tersedia dan sudah ditanda tangani oleh kepala puskesmas.

c)                                                                                    Distribusi.

 

1)        Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan dokumen kepada unit upaya atau pelaksana yang memerlukan dokumen tersebut agar dapat digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau kepala tata usaha puskesmas sesuai tata naskah.

2)        Distribusi harus memakai ekspedisi dan atau formulir tanda terima.

3)        Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit kerja lainnya.

4)        BLUD Puskesmas Rawalo  belum mempunyai e-file untuk mendistribusikan dokumen, namun apabila sudah mempunyai e-file maka distribusi dokumen bisa melalui jaringan area lokal, dan diatur kewenangan otoritas disetiap unit kerja, sehingga mengetahui batas kewenangan dalam membuka file.

5)        Menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengganti serta mengisi format usulan penambahan/penarikan dokumen.

6)        Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan membubuhkan stempel “ Kadaluwarsa” dan menyimpan dokumen tersebut selama 2 tahun.

7)        Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.

 

 

 

d)                                                               Penyimpanan dokumen.

1)        Dokumen asli ( master dokumen yang sudah dinomori dan ditanda tangani ) agar disimpan di sekretariat Akreditasi puskesmas, sesuai dengan ketentuan di puskesmas tentang tata cara pengarsipan dokumen yang diatur dalam pedoman/tata naskah. Penyimpanan dokumen yang asli harus rapi, sesuai methode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan.

2)        Dokumen fotocopy disimpan di masing-masing unit upaya puskesmas, dimana dokumen tersebut dipergunakan. Bila tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat akreditasi atau bagian di unit kerja hanya ada dokumen yang masih berlaku saja. Sekretariat tim akreditasi dapat memusnahkan fotocopy dokumen yang tidak berlaku tersebut, namun dokumen asli tetap disimpan dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di puskesmas.

3)        Dokumen di unit kerja puskesmas harus diletakan ditempat yang mudah dilihat, mudah diambil dan mudah dibaca oleh pelaksana.

4)        Sebelum disimpan dokumen dicatat pada daftar dokumen masuk.

 

5)        Dokumen disimpan di tempat khusus dokumen serta dikunci agar kerahasian dokukmen terjamin.

6)        Dokuumen di atur sehingga tampak rapi, bersih dan indah.

7)        Tata letak dokumen diatur berurutan mulai dari pokja 1,2,dan 3 serta diurutkan sesuai elemen penilaian dokumen.

6.   Penataan dokumen.

Untuk memudahkan pencarian dokumen akreditasi maka dilakukan penataan dokumen dengan mengurutkan mulai dari kelompok manajemen, upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan sesuai dengan urutan elemen penilaian serta di buatkan daftar urutan dokumen.

7.   Revisi atau perubahan dokumen.

a)        Dilakukan   setelah   dilakukan pengkajian yang     dikarenakan perubahan peraturan atau kondisi lainnya.

b)        Setiap revisi semua halaman akan mengalami perubahan.

c)        Isi revisi harus tercatat dalam riwayat perubahan dokumen.

d)        Tanggal terbit pada cover bagian atas merupakan tanggal terbit dokumen terkini.

 

C.      PENGENDALIAN REKAMAN

1.      Rekam implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai di dalam kegiatan puskesmas dalam melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang direncanakan.

2.      Catatan/rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga harus dikendalikan.

a.    Identifikasi rekaman.

Rekaman sebagai hasil kebijakan dilakukan identifikasi apakah rekaman dari kebijakan sudah di terjemahkan.

b.    Penyimpanan.

Dokumen rekaman di simpan dengan rapi dan tertip sehingga mudah untuk mengambil atau mencari kembali sesuai dengan keperluan.

c.     Lama simpan.

Dokumen rekaman disimpan selama kebijakan yang ada belum di musnahkan atau dokumen kebijakan masi berlaku.