Lokakarya Mini Bulanan Rutin

 Lokakarya Mini Bulanan Rutin

 

Lokakarya mini bulanan rutin diselenggarakan sebagai tindaklanjut dari lokakarya mini bulanan yang pertama. Lokakarya mini bulanan rutin ini dilaksanakan untuk memantau pelaksanaan kegiatan Puskesmas, yang dilakukan setiap bulan secara teratur. Pada forum Lokakarya mini bulanan rutin, dapat sekaligus dilaksanakan pertemuan tinjauan manajemen, sesuai jadwal yang telah ditetapkan tim audit internal.

Penanggungjawab penyelenggaraan lokakarya mini bulanan rutin adalah kepala Puskesmas, yang dalam pelaksanaannya dibantu staf Puskesmas dengan mengadakan rapat kerja seperti biasanya. Fokus utama lokakarya mini bulanan rutin adalah ditekankan kepada masalah pentingnya kesinambungan arah dan kegiatan antara hal-hal yang direncanakan, integrasi antar program dalam menyelesaikan masalah prioritas Puskesmas yang telah ditetapkan pada tiap tahunnya, pelaksanaannya serta hasilnya, agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan tersebut dapat berhasil guna dan berdaya guna.

 

Langkah-langkah lokakarya mini bulanan rutin Puskesmas adalah sebagai berikut:

 

a.       Persiapan: 

1)         Kepala Puskesmas mempersiapkan:

·       Umpan balik hasil kinerja bulan lalu dan capaian kumulatif selama bulan berjalan.

·       Informasi kebijakan baru dan atau program baru yang harus dilaksanakan di Puskesmas.

·       Rencana tindakan untuk perbaikan dan peningkatan kinerja bulan yang akan datang.

·       Bahan Musrenbangcam (khusus untuk lokakarya mini bulan ke dua).

2)         Pelaksana dan penanggungjawab program/kegiatan mempersiapkan: 

·       Laporan hasil kinerja, analisis masalah dan rancangan tindak lanjut pemecahan masalahnya.

·       Bahan untuk pembahasan usulan kesehatan dari seluruh desa/kelurahan dan usulan kegiatan Puskesmas yang akan dibahas untuk keterpaduannya bersama lintas sektor terkait.

·       RPK bulanan setiap program/kegiatan.

 

3)         Kepala subbag tata usaha mempersiapkan: 

·       Surat undangan, dengan kejelasan tempat penyelenggaraan, hari, tanggal dan jam, serta acara.

·       Tempat pelaksanaan.

·       Alat tulis dan perlengkapan yang dibutuhkan (white board, spidol, kertas lembar balik, laptop/komputer, proyektor/infocus dan atau bahan lain yang dianggap perlu untuk pelaksanaan forum).

·       Buku catatan/notulen rapat dinas kesehatan dan rapat lintas sektor kecamatan.

·       Petugas yang bertanggung jawab dalam mengorganisir penyelenggaraan lokakarya mini.

 

b.       Penyelenggaraan: 

1)         Masukan: 

·       Laporan hasil kegiatan bulan lalu;

·       Rencana awal pelaksanaan program/kegiatan bulan ini;

·       Informasi tentangDnasKabupaenKoahasilrapat dikabupaten/kota, informasi tentang hasil rapat di kecamatan, informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru.

·       Hasil pelaksanaan audit internal dalam rangka pelaksanaan akreditasi, sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh tim audit internal.

 

2)         Proses: 

·       Melakukan analisis capaian kinerja bulanan Puskesmas dan hasil pelaksanaan audit internal.

·       Memetakan masalah dan penyebab masalah yang dikaitkan dengan kepatuhan terhadap standar operasional prosedur yang telah disusun.

·       Menyusun rencana tindak lanjut berupa rencana kerja pemecahan masalah berdasarkan daerah binaan yang disesuaikan dengan RPK yang ada. Jika tindak lanjut yang diputuskan tidak terakomodir oleh RPK maka kegiatannya diinventarisir dan dikomunikasikan pada lokakarya tribulanan.

·       Pada periode tengah tahun, dapat dilakukan evaluasi tengah tahun (midterm evaluation) kinerja Puskesmas dalam 6 (enam) bulan pertama terhadap target yang ditetapkan, dan bila memungkinkan, RPK semester selanjutnya dapat disesuaikan dengan hasil evaluasi.

·       Pembahasan RUK untuk tahun selanjutnya, sesuai dengan kebutuhan dan kondisi terkini.

 

3)         Luaran

·     Rencana tindak lanjut yang berupa RPK bulan berikutnya;

·     Komitmen untuk melaksanakan RPK yang telah disusun;

·     Bahan yang akan disampaikan pada lokakarya mini tribulanan; dan/atau

·     Rekomendasi pertemuan tinjauan manajemen.

 

4)         Ketentuan penyelenggaraan: 

Pengarah: Kepala Puskesmas. Pada saat pembahasan hasil audit internal pada pertemuan tinjauan manajemen, pimpinan forum diserahkan kepada ketua tim audit internal.

 

Peserta: 

-       Seluruh pegawai Puskesmas, termasuk pegawai yang bertugas di Puskesmas Pembantu dan Pos Kesehatan Desa. 

-       Sesuai  dengan  kewenangan  Puskesmas  dalam mengoordinasikan dan melaksanakan pembinaan fasilitas pelayanan kesehatan tingkat pertama di wilayah kerjanya, maka kegiatan lokakarya mini bulanan harus melibatkan jejaring fasilitas pelayanan kesehatan di wilayah kerja Puskesmas. Melalui forum tersebut, Puskesmas dapat menyampaikan hal-hal yang perlu didukung oleh jejaring didalam menyelesaikan masalah kesehatan diwilayah kerja Puskesmas dari hasil analisa data Program Indonesia Sehat dengan Pendekatan Keluarga, atau sebaliknya, bila terdapat masalah kondisi kesehatan keluarga yang menjadi kepesertaan JKN di jejaring fasilitas pelayanan kesehatan yang perlu dilakukan intervensi oleh Puskesmas.

Sehubungan dengan hal tersebut maka Puskesmas dan jejaring fasilitas pelayanan kesehatannya dapat saling memberikan data keluarga kepesertaan JKN yang membutuhkan intervensi karena kepesertaan penduduk yang ada di wilayah kerja Puskesmas dapat tercatat pada jejaring fasilitaa pelayanan kesehatan.

 

Waktu:

 

Waktu pelaksanaan lokakarya mini bulanan rutin disesuaikan dengan kondisi dan situasi Puskesmas. Waktu ideal adalah minggu pertama atau waktu lain yang dianggap tepat.

 

Prinsip yang harus dipegang adalah bahwa lokakarya mini bulanan rutin dilaksanakan dengan melibatkan seluruh pegawai Puskesmas, tanpa mengganggu aktivitas pelayanan serta dapat tercapai tujuan.

 

Acara:

 

Pada dasarnya susunan acara lokakarya mini bulanan
 rutin bersifat dinamis, dapat disusun sesuai dengan kebutuhan, ketersediaan waktu dan kondisi Puskesmas setempat. Jadwal acara lokakarya mini bulanan rutin dibuat sesuai contoh pada formulir 8 terlampir. Sebagai contoh susunan acara lokakarya mini bulanan rutin adalah sebagai berikut:

 

^Ø         Pembukaan; 

^Ø         Pengenalan program baru (apabila ada); 

^Ø         Inventarisasi hasil kegiatan (termasuk hambatan) bulan lalu; 

^Ø         Analisa pemecahan masalah dan pemecahannya; 

^Ø         Penyusunan kegiatan bulan berikutnya; 

^Ø         Penyusunan bahan untuk lokakarya mini tribulanan; 

^Ø         Pembagian tugas bulan berikutnya; 

^Ø         Kesepakatan untuk melaksanakan RPK bulan berikutnya; dan atau 

^Ø         Pertemuan tinjauan manajemen, sesuai jadwal tim audit internal.

 Tempat seperti lokakarya mini bulanan pertama.